Att skriva protokoll kurs
1. För att underlätta informationssökning och läsbarhet i KIs protokoll har ett antal mallar med tillhörande instruktioner utformats. De ska tillämpas i alla beslutsfattande organ. Mallarna återfinns i wordformat nedan. Observera att du måste spara dokumenten i din egen dator innan du kan göra justeringar. Även om utgångspunkten vanligen är kortfattade beslutsprotokoll snarare än omfattande diskussionsprotokoll bör man beakta att protokollen även har rollen av informationsbärare.
Möten, protokoll och AI
Där så är lämpligt bör man alltså sträva efter att ge såväl bakgrundsinformation till ärendet som information om ärendet i sig. Löpnumrering ska ske inom kalenderåret. Handläggaren ska föra en förteckning över alla protokoll löpnummer, datum. Protokollföraren och justeringspersonerna signerar samtliga sidor i sammanträdesprotokollet och ev bilagor, utöver sista sidan där fullständig justering sker.
Signeringen sker lämpligen längst ner till höger på sidorna. Kortfattat innebär detta bl a att underlagen för protokollförda beslut ska diarieföras och i protokollet refereras enl ovan till angivet dnr. Dessa handlingar ska inte biläggas protokollet utan förvaras bland de diarieförda handlingarna. Varje organ ansvarar för arkivläggning av sina protokollshandlingar.
Färdigställda protokoll avlämnas årligen till KIs centrala arkiv för slutarkivering. Kommittéerna för utbildning, forskning och forskarutbildning svarar för att samla in och överlämna resp underorgans protokoll för slutarkivering. Där så anses lämpligt publiceras protokollen på respektive beslutsorgans sidor med beaktande av gällande lagar, regler. Den första sidan för sammanträdesprotokoll är gemensam och ska användas för alla aktuella beslutsorgan.
Sidan får anpassas t ex när det gäller förteckningen över närvarande personer kategorier. För övriga sidor i protokollen finns alltså två alternativ; spalter eller löpande text se exempel, pdf. Valt alternativ används i minst ett kalenderår, men lämpligen under hela den aktuella mandatperioden. Valt alternativ gäller även för utdrag ur protokoll se exempel på utdrag i spaltversion och löpande, pdf-filer.
Oavsett valt alternativ ska nedanstående information framgå i protokollet. I de fall spaltversion valts ska följande återfinnas i vänsterspalten, informationen förutsätts finnas redan i kallelsen.
Protokollskrivning
Ordförandebeslut betraktas som ett protokoll i sig och ska därmed numreras i egen löpnummerserie. Till detta nummer refereras vid anmälan av beslutet. Rekryteringsutskottets ordförandebeslut diarieförs och diarienumret refereras till vid anmälan av beslutet. Rutinen utgör ett undantag från huvudregeln om löpnumrering enl ovan. Generellt Även om utgångspunkten vanligen är kortfattade beslutsprotokoll snarare än omfattande diskussionsprotokoll bör man beakta att protokollen även har rollen av informationsbärare.
Protokollen ska skrivas ut på Svenskt Arkiv Löpnumrering av protokoll Löpnumrering ska ske inom kalenderåret. Signering Protokollföraren och justeringspersonerna signerar samtliga sidor i sammanträdesprotokollet och ev bilagor, utöver sista sidan där fullständig justering sker. Diarieföring, arkivläggning med mera Gällande regler om diarieföring ska följas. Protokoll, första sidan Den första sidan för sammanträdesprotokoll är gemensam och ska användas för alla aktuella beslutsorgan.
Protokoll övriga sidor För övriga sidor i protokollen finns alltså två alternativ; spalter eller löpande text se exempel, pdf. Protokollsutdrag Valt alternativ gäller även för utdrag ur protokoll se exempel på utdrag i spaltversion och löpande, pdf-filer. I de fall spaltversion valts ska följande återfinnas i vänsterspalten, informationen förutsätts finnas redan i kallelsen Ärendemening Uppgift om typ av ärende beslut, information, diskussion om det inte framgår av ärendemeningen.
Ordförandebeslut Rutiner är under uppdatering Beslut fattas efter beredning och föredragning, vilket ska framgå av beslutsformulering.