Omlokalisering av skattedeklarationer nära hushållet
Omlokalisering av undervisning för Djuptjärnskolas elever kan utöver de, i dagsläget, kända och Våld i nära relationer. Utred de samlade konsekvenserna av omlokaliseringen av en myndighet innan beslut fattas.
Inkludera generaldirektören i förarbetet. Flytta inte på myndigheter med smal spetskompetens. Anslå särskilda medel för omlokaliseringen. Det är några rekommendationer som Kammarkollegiet ger till regeringen, berättar Per Callermo, som lett arbetet med myndighetens rapport. Det är många faktorer samtidigt som behöver hanteras ganska snabbt. Det är kostnadsdrivande och ineffektivt om flera myndigheter gör samma sak utan samordning, säger Per Callermo , projektledare på Kammarkollegiet, som arbetat med Kammarkollegiets rapport tillsammans med Håkan Forsberg , generaldirektör för Svenska ESF-rådet.
Med början fattade regeringen beslut om att omlokalisera hela eller delar av 19 statliga myndigheter. Kammarkollegiet fick regeringens uppdrag att samla in erfarenheter från omlokaliseringarna. Myndigheten har bland annat intervjuat företrädare för myndigheterna och granskat de rapporter som de lämnat till regeringen. Kammarkollegiet konstaterar att förutsättningarna för — och graden av detaljstyrning i — regeringens omlokaliseringsbeslut varierar stort.
Några beslut omfattar hela myndigheten, andra enbart utpekade delar. Skillnaden var också stor när det gäller myndigheternas möjligheter att själva påverka vilka tjänster som skulle flyttas. För exempelvis Svenska ESF-rådet pekade regeringen ut exakt vilka funktioner som skulle placeras i Gävle, skriver Kammarkollegiet. I beslutet för Arbetsmiljöverket fastslogs visserligen att en enhet skulle flyttas till Mölndal, men inte hur många anställda som skulle omlokaliseras.
Det konkretiserades i stället i en dialog med Arbetsmarknadsdepartementet, enligt Arbetsmiljöverkets egen rapport till regeringen. Ytterligare ett exempel är Tullverket, som fick i uppdrag att göra en utredning kring några olika alternativ för att flytta vissa funktioner till olika orter. Även myndigheternas möjligheter att förbereda sig inför det kommande regeringsbeslutet skiftade, konstaterar Kammarkollegiet.
Myndighetscheferna fick dock ofta information först kort före offentliggörandet av beslutet — mellan två veckor och tre månader i förväg. I intervjuerna uppger generaldirektörerna att regeringen uppmanade dem att inte dela med sig av informationen om det kommande omlokaliseringsbeslutet. Många av de intervjuade är kritiska till den korta framförhållningen och att besluten vanligen meddelats utan möjlighet för generaldirektörerna att diskutera valet av funktioner, antalet anställda eller den ort som regeringen beslutade om.
Samtliga intervjuade myndighetsledningar hade också önskat en djupare dialog med Regeringskansliet för att få bättre möjligheter att förbereda sig och verksamheten på omlokaliseringen. Enligt generaldirektörerna var en svår uppgift för myndigheterna att förklara och argumentera för omlokaliseringen. Om man har en konsekvensutredning att luta sig mot blir det enklare att förklara i alla led varför just denna myndighet ska flytta till den här platsen.
Det är viktigt för att kunna förklara även smärtsamma besked, säger Per Callermo. Åtminstone hade man kunnat känna sig mer trygg med beslutet.
Deklarationsdagen: En Omfattande Guide till Datumet För inlämnande av Skattedeklarationen
Att få besked en längre tid i förväg hade gjort det möjligt att ta kontakt med Arbetsgivarverket, företagshälsovården och Trygghetsstiftelsen för att ha konkreta besked till medarbetarna när beslutet offentliggjordes, framhåller myndighetscheferna. Enligt Per Callermo hade en bättre framförhållning också gett bättre förutsättningar för att förbereda stöd till både HR och till medarbetarna tidigt i processen.
En förutsättning som gavs i de första regeringsbesluten om omlokaliseringarna var att de skulle genomföras utan att verksamheten skulle påverkas. Myndigheten för kulturanalys skriver i sin rapport att det inte är realistiskt, en inställning som delas av de flesta av myndigheterna. Kammarkollegiet konstaterar i rapporten att det inte gått att få en samlad bild av kostnaderna för omlokaliseringarna.
Det beror på att det saknas en enhetlig form för den ekonomiska redovisningen från myndigheterna, förklarar Per Callermo. Men en beräkning från Svenska ESF-rådet visar att de direkta kostnaderna var väsentligt lägre än de kostnader som kan härledas till kompetenstapp, minskade volymer och lägre effektivitet. Myndigheten har enligt Kammarkollegiet beräknat att kostnaden för omlokaliseringen var 50 miljoner kronor, varav personal- och produktionsrelaterade kostnader stod för ungefär 38 miljoner kronor.
Omlokalisering av myndigheter
En av myndigheternas farhågor inför omlokaliseringarna var att det skulle bli svårt att rekrytera personal på den nya orten. Enligt Kammarkollegiets rapport har myndigheternas strategi för rekrytering ofta varit att rekrytera fler nya medarbetare än de som sagt upp sig. Trots det har det inte alltid fungerat, konstaterar myndigheten. Det är självfallet inte bara de administrativa rutinerna eller att det finns ett organisationsschema.
Utan det är den samlade kunskapen hos medarbetarna och deras kollektiva minne av hur man utför arbetsuppgifterna. I intervjuerna och i myndigheternas egna rapporter framkommer att myndigheterna har tagit olika initiativ för att stimulera befintliga medarbetare att stanna kvar vid myndigheten under och efter omlokaliseringen. Kammarkollegiet har identifierat en rad särlösningar.
Andra myndigheter valde andra tidsperioder och nivåerna på ersättningen varierade stort, säger Per Callermo. Det förekom också avtal som gav medarbetare möjlighet att jobba hemifrån. Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor träffade ett avtal för dem som ville pendla.